De cloud komt in zicht - verdere flexibilisering ICT
In 2023 maakte ICT op De Meerwaarde een verdere stap naar flexibiliteit. Nadat in 2022 is gestart met het project ‘laptop per leerling’ is in 2023 het project ‘laptop per medewerker’ afgerond. Alle medewerkers van De Meerwaarde zijn voorzien van een persoonlijke laptop. Hierbij konden zij kiezen uit twee modellen: een krachtig kantoormodel of een handzaam model met een touchscreen.
De persoonlijke laptops van medewerkers zijn voor functioneren niet meer afhankelijk van de zogenaamde ‘on-premise’ omgeving, de servers op locatie Rietberglaan. In plaats daarvan zijn deze laptops gekoppeld aan een nieuw cloudplatform, met een hogere beschikbaarheidsgarantie en betere beveiliging als gevolg.
Naast een computer beschikt de docent over een ander belangrijk stuk gereedschap: het digibord. De digiborden op De Meerwaarde waren verouderd en boden niet meer de gewenste functionaliteit. Daarom is in 2023 een aanbestedingstraject gestart en afgerond voor het selecteren van nieuwe digiborden of touchscreens voor De Meerwaarde. In de kerstvakantie van 2023 is gestart met het monteren van 86” touchscreens ter vervanging van de oude digiborden. Docenten krijgen een training aangeboden om zo goed mogelijk met dit nieuwe gereedschap aan de slag te kunnen.
ICT-medewerkers
Team ICT op De Meerwaarde bestond in 2023 uit 6 medewerkers (één coördinator ICT, twee medewerkers ICT en drie applicatiebeheerders)
Samenwerking met ICT-partners
In 2023 werkte Team ICT samen met meerdere partners.
- Veldwerk: IT-Beheerder. Verantwoordelijk voor de monitoring van de ICT-infrastructuur, derdelijns support en de technische realisatie van projecten.
- Lagarde: Telefonie en beveiliging. Verantwoordelijk voor de interne telefoniesystemen en de koppeling daarvan aan IT-systemen van De Meerwaarde. Daarnaast camerasystemen en alarmen.
- SignPost: Het leveren van laptops voor 1e-jaars leerlingen en medewerkers. Het leveren van service voor deze laptops.
- RvS ICT: Het leveren van extra mankracht tijdens de uitvoeren van projecten, zoals het uitleveren van de medewerker-laptops.
ICT-middelen en projecten
- Laptop per medewerker: Medewerkers zijn voorzien van een persoonlijke laptop, gekoppeld aan nieuw cloudplatform.
- Stap naar ‘de cloud’: Migratie van alle persoonlijke en gedeelde medewerker-data naar de cloud.
- Personeelsportaal naar InSite: Ontwerpen, realiseren en in gebruik nemen van een nieuw personeelsportaal binnen Afas InSite.
- Veilig mailen en delen: Selecteren en implementeren van software voor veilig mailen.
- Vervangen Touchscreens: Selecteren en starten met plaatsen van nieuwe touchscreens ter vervanging verouderde digiborden.
- Digitaliseren Examenresultaten: Onderzoeken, testen en realiseren van een methode om papieren examenresultaten (geautomatiseerd) in te scannen en te archiveren, zodat er bij eventueel verlies een backup is.
- USB-C Dockingmonitoren voor teamkamers en kantoren: Alle werkplekken in teamkamers en kantoren zijn voorzien van nieuwe 24” beeldschermen met schermtechnologie die rustig is voor de ogen en specifiek geschikt voor tekstverwerken. Deze schermen zijn voorzien van USB-C, waardoor de laptop ook gelijk wordt opgeladen.
- Cloudprinting: Voor de docentenlaptops is cloudprinting ingericht zodat docenten onafhankelijk van hun werkplek een printopdracht kunnen geven, ook thuis. Op school kan vervolgens geprint worden.
Informatiemanagement
Scholen zijn grote gebruikers van informatie. Goed georganiseerde informatie maakt het schoolleven eenvoudiger voor de leerling, ouder en medewerker. Informatiemanagement omvat het achterhalen van informatiebehoeften en het beschikbaar stellen van die informatie. Het levert voordelen op, zoals efficiëntere processen en daarmee meer tijd voor het lesgeven. In het voortgezet onderwijs kan informatiemanagement daarom een belangrijke bijdrage leveren voor de kwaliteit van onderwijs.
Vorig jaar is hiervoor het Burcht-Stad en Platteland-model geïntroduceerd bij De Meerwaarde. Dit model is een handige metafoor die vaak wordt gebruikt om het applicatielandschap binnen onderwijsinstellingen te beschrijven en te structureren. In 2023 is hieraan vervolg gegeven door de start van het project ‘Burcht op orde’ met als doel de optimalisatie van meerdere processen. De inrichting van 2 burcht-applicaties, Somtoday en itslearning, wordt op onderdelen geoptimaliseerd:
- Somtoday; de structuur van de informatiehuishouding in het zorgvierkant wordt aangepast, zodat zowel het vastleggen als het terugvinden van de informatie sterk verbetert. In 2024 komt er een centrale aanmeldingsweek voor het aanmelden van leerlingen. De Meerwaarde heeft in de tweede helft van 2023 een applicatie geselecteerd om digitaal aanmelden mogelijk te maken. Tot slot is gestart met de analyse en verbetering van het absentieproces waarin Somtoday een registrerende en signalerende rol speelt.
- Itslearning; de leerling krijgt beter inzicht in de agenda en planner door roosterintegratie en een eenduidige structuur voor alle vakken.
Informatiebeveiliging (IBP) en privacy (AVG)
Het is van groot belang om continue aandacht te blijven besteden aan digitaal veilig onderwijs voor onze leerlingen en digitaal veilig en vaardig werken voor de medewerkers. Dit wordt bevestigd in de recente publicaties van Kennisnet zoals het dreigingsbeeld Funderend Onderwijs en de nulmeting m.b.t. informatiebeveiliging bij een aantal VO scholen.
De Meerwaarde heeft een de IBP-regiegroep die onder leiding van de privacy-coördinator samenwerken aan diverse IBP-vraagstukken. Ook de uitwerking van het normenkader zal verder vormgegeven worden. Voor externe expertise of kennisdeling wordt samengewerkt met diverse partners, zoals de functionaris gegevensbescherming, vertegenwoordigers van de ViA-scholen, Kennisnet en Sivon.
Vanwege de grote hoeveelheid (bijzondere) persoonsgegevens die binnen het voortgezet onderwijs worden verwerkt, voeren we gericht Data Protection Impact Assessments (DPIA's) uit. Voor de DPIA’s wordt gebruik gemaakt van de expertise van de ICT-coöperatie Sivon waarvan De Meerwaarde lid is. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht ook scholen om te onderzoeken welk effect het verwerken van persoonsgegevens heeft op de privacy van leerlingen en medewerkers. Een DPIA is een speciale risicoanalyse gericht op het bewaken van de privacy van de betrokkenen. De Meerwaarde heeft in 2023 de volgende twee DPIA’s uitgevoerd:
- Cameratoezicht;
- Gegevensverwerkingen in het leerlingadminstratiesysteem.
De rapportages van beide DPIA’s zijn positief beoordeeld door de functionaris gegevensbescherming en voor instemming aan het college van bestuur en de GMR voorgelegd. Op basis van de beide risico-analyses zijn er passende maatregelen getroffen om de risico’s te minimaliseren.
